Finpro e-Ödeme: Tüm Ödemeler Onaydan Akıbete SAP'ın İçinde

Ödeme gününün tablosu birçok şirkette benzerdir: Ödeme listesi SAP'ta hazırlanır, Excel'e dökülür, banka portalına elle girilir. İmza yetkilileri için talimat evrakı hazırlanır, evrak masa masa dolaşır. Ödemenin gerçekleşip gerçekleşmediği ertesi gün bankadan gelen dekontlarla, çoğu zaman da telefonla teyit edilir; muhasebe kaydı ayrıca elle oluşturulur. Ödeme verisi SAP'ta doğduğu halde sürecin geri kalanı sistemin dışında yaşar.

Finpro e-Ödeme, bu süreci başladığı yerde tamamlar: Banka ödemelerine ilişkin şirket içi onay akışları hızlı ve kolay yürütülür, talimatlar bankayla güvenli şekilde paylaşılır ve ödeme muhasebe kayıtları SAP sisteminde otomatik oluşturulur.

Finpro e-Ödeme Nedir?

Finpro e-Ödeme (Toplu Ödeme Sistemi); banka ödemelerinin hazırlanmasını, onaylanmasını, bankaya iletilmesini ve muhasebeleştirilmesini SAP içinde uçtan uca yöneten Finpro çözümüdür. Çözüm esnek bir zeminde çalışır: Ödeme işlemleri standart F110 programı ile yürütülebildiği gibi, manuel ve geliştirme ekranları üzerinden de gerçekleştirilebilir. Mevcut ödeme düzenini SAP standardı üzerine kurmuş şirketler de kendi ekran ve akışlarıyla çalışan şirketler de aynı çözümle ilerler.

Süreç: Öneriden Akıbete

Kurulum aşamasında ödeme süreçlerinin proje kapsamı, uyarlamaları ve yetkilendirmeleri sisteme tanımlanır. Günlük akış ise şu hattı izler:

Ödemelere ilişkin öneri listesi, F110 işlemiyle, tanımlı uyarlama ve kodlamalara göre oluşturulur. Öneri listeleri üzerinden onaya gönderilecek işlemler hazırlanır ve onay süreci başlatılır. Onay akışı Fiori ekranlarında gerçekleşir; e-posta bildirimleri yetkililere otomatik gönderilir. Onaylayıcı, listeyi masasındaki evrakta görmek yerine ekranında bulur ve kararını sistemde verir.

Nihai onay alındığında onay belgesi ve bankaya gönderilecek dokümanlar hazırlanır; bu belgeler bankaya SFTP ortamında güvenli şekilde iletilir. Ödemeler, gelen talimatlara göre banka tarafından gerçekleştirilir. Sonuç dosyaları döndüğünde gerekli SAP muhasebeleştirme işlemi otomatik yapılır ve ödemeye ilişkin bildirim alıcı tarafa e-posta olarak gönderilir. Talimat ile kayıt arasındaki kopukluk böylece kapanır: Akıbeti belli olan her ödemenin muhasebesi de tamamlanmıştır.

Onay Disiplini ve Kontroller

Toplu ödemenin güven ayağı onay kurgusudur. Çözümde onaylayıcılar öneri listesindeki işlemler üzerinde yetki sahibidir: Ödenecek belgeleri azaltabilir, onaylama ya da reddetme durumunda açıklama metni girebilirler. Öneri listesinde yer aldığı halde onaylanmayan belgelere otomatik blokaj konur; onaylanan belgeler için ödemeleri müteakip akıbet dönüşleri alınarak ödeme kayıtları tamamlanır.

Avans ödemeleri de kontrol altındadır: Avans ödemesi oluşturulabilmesi için öncelikle belge girişlerinin yapılması gerekir; fazla ödeme yapılmaması için sistem standardında ve çözüm özelinde kontroller bulunur. Tüm ödeme süreci adım adım kayıt altına alınır ve raporlara kolayca ulaşılır; hangi liste kim tarafından hazırlandı, kim onayladı, ne zaman iletildi sorularının cevabı sistemdedir. Bu izlenebilirlik, iç denetim ve dış denetim karşısında da güçlü bir zemin sunar.

Talimatın Dijital Dönüşümü

Ödeme talimatının şirketten bankaya yolculuğu, uzun yıllar ıslak imzalı evrakla yürüdü. Bu yolculuk artık dijitalleşiyor ve şirketler bu dönüşümün farklı aşamalarında bulunuyor.

Finpro e-Ödeme, bu yelpazenin tamamını destekler: Onaylanan ödemeler için bankaya gönderilecek SFTP dosyası üretilir ve banka SFTP ortamına bırakılır. Süreç; internet bankacılığı onayı, e-imza entegrasyonu ya da ıslak imza talimat oluşumu gibi seçeneklerle sonlandırılabilir. E-imza şirketleriyle doğrudan entegrasyon sağlanan projeler gerçekleştirilmiştir. Şirket ister tam dijital akışa geçmiş olsun ister geçiş sürecinde ilerlesin, ödeme süreci aynı kokpitte kalır ve dijitalleşme adımları çözümün içinde atılır.

Entegrasyon ve Raporlama

Tüm işlemlerin SAP içinde kaydının olması, çözüme iki yönlü bir güç kazandırır: Farklı raporların verileri ödeme kontrolleri açısından dikkate alınabilir ve ödeme verileri farklı raporlara yansıtılabilir. Ödeme süreci, finansın geri kalanından kopuk bir ada olmaktan çıkar.

SAP dışına da köprüler kuruludur: EBA ve Paperwork gibi platformlarla entegrasyon sağlanan projeler gerçekleştirilmiştir. Mutabakat tarafında tamamlanan süreçler liste bazlı olarak kontrol edilir; hedef, SAP ile banka arasında tam mutabakattır. Çözüm, Türkiye'deki önde gelen bankaları kapsayan geniş bir banka yelpazesiyle çalışır.

Kimin İçin?

Çözüm; yoğun tedarikçi ödemesi yapan, çok bankayla çalışan ve imza yetkisi birden fazla kişiye dağılmış şirketler için tasarlandı. Ödeme hacmi büyüdükçe elle yürüyen sürecin maliyeti katlanır: Portal girişleri, evrak takibi, akıbet soruşturması ve elle muhasebe kaydı, finans ekibinin gününü böler. Holding yapılarında ise farklı şirketlerin ödemelerinin aynı onay disiplini ve aynı izlenebilirlikle yönetilmesi başlı başına bir kontrol kazanımıdır.

e-Ödeme, nakit döngüsünün ödeme ucunda durur; ekstre ve mutabakat ucunu ise FINPRO e-Hesap Özeti tamamlar: Ödeme bankadan çıktığında ekstre yoluyla SAP'ye döner ve döngü kapanır. Ödemelerin nakit pozisyonu ve tahmin üzerindeki etkisini ise Nakit Yönetiminin Beş Metriği yazımızda ele almıştık.

Sonuç

Ödeme süreci; listenin hazırlanmasından onaya, talimatın iletiminden akıbetin muhasebeleşmesine kadar tek bir zincirdir ve bu zincir SAP'nin içinde kurulabilir. FINPRO e-Ödeme; onay akışını Fiori ekranlarına taşır, talimatları SFTP ile bankaya güvenli iletir, akıbet dosyalarıyla muhasebe kaydını otomatik tamamlar ve e-imza dahil talimat dijitalleşmesinin tüm aşamalarını destekler. Ödeme günü evrak ve portal mesaisi olmaktan çıktığında, finans ekibinin zamanı kontrole ve planlamaya kalır.

FINPRO e-Ödeme çözümünü yakından incelemek ve şirketinizin ödeme sürecine uygun kurguyu birlikte değerlendirmek için e-Ödeme ürün sayfamızı ziyaret edebilir veya Finpro ekibiyle iletişime geçebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Öneri listesinde yer almasına rağmen onaylanmayan belgeler ne olur?

Onaylanmayan belgeler için otomatik blokaj konur. Onaylanan belgeler için ise ödemeleri müteakip akıbet dönüşleri alınarak ödeme kayıtları tamamlanır.

Onaylanan ödemeler bankaya nasıl iletilir?

Onaylanan ödemeler için bankaya gönderilecek SFTP dosyası üretilir ve banka SFTP ortamına bırakılır. Süreç; internet bankacılığı onayı, e-imza entegrasyonu ya da ıslak imza talimat oluşumu gibi seçeneklerle sonlandırılabilir.

Onaylayıcılar öneri listesindeki işlemler üzerinde hangi yetkilere sahiptir?

Kullanıcılar ödenecek belgeleri azaltabilir; onaylama ya da reddetme durumunda açıklama metni girebilir.

Avans ödemesi nasıl gerçekleştirilir, bakiyeden fazla ödeme yapılabilir mi?

Avans ödemesi oluşturulabilmesi için öncelikle belge girişlerinin yapılması gerekir. Fazla ödeme yapılmaması için sistem standardında ve çözüm özelinde kontroller bulunur.

SAP dışı platformlarla entegrasyon sağlanabiliyor mu?

Evet. EBA ve Paperwork gibi platformlarla entegrasyon sağlanan projeler gerçekleştirilmiştir.

E-imza şirketleriyle entegrasyon mümkün mü?

Evet. E-imza şirketleriyle doğrudan entegrasyon sağlanan projeler gerçekleştirilmiştir.