Finpro Online DBS: Bayi Tahsilatlarının SAP Üzerinden Gerçek Zamanlı Yönetimi

Geniş bir bayi veya distribütör ağıyla çalışan şirketlerde tahsilat riski, günlük gündemin sabit maddesidir. Vadesi gelen faturanın tahsil edilip edilmeyeceği, bayinin kredi limitinin ne durumda olduğu, hangi faturanın hangi bankaya yönlendirileceği gibi sorular çoğu zaman bankanın kendi ekranlarında, SAP'ın dışında yanıtlanır. Bankanın Doğrudan Borçlandırma Sistemi (DBS) altyapısı ile şirketin SAP'taki cari hesap ve risk verisi arasındaki bu kopukluk, hem gecikmiş bilgiyi hem de manuel takip yükünü beraberinde getirir.

Finpro Online DBS, bu kopukluğu ortadan kaldırır: Bayi ve müşterilerin bankaların DBS altyapısına online dahil edilmesini ve faturaların gerçek zamanlı olarak tahsil edilmesini SAP üzerinden sağlar.

DBS Nedir, Finpro Online DBS Ne İşe Yarar?

Doğrudan Borçlandırma Sistemi, bankaların sunduğu bir tahsilat altyapısıdır: Bayiye tanımlı bir limit üzerinden, vadesi gelen fatura tutarı banka tarafından otomatik olarak tahsil edilir ve tahsilat banka garantisi altında gerçekleşir. Finpro Online DBS, bu altyapıyı SAP'ın içine taşır: Mal ve hizmet satışı yapılan bayi ya da müşteriler bankaların DBS altyapısına online olarak dahil edilir, faturalar SAP'tan gönderilir ve tahsilat SAP'a gerçek zamanlı olarak yansır. Süreç, bankanın portalına ayrıca girmeyi gerektirmez.

Kurulum ve Mimari

Entegrasyon, bankaların kullandığı Online DBS formatına (XML) uygun şekilde, SAP sistemi ile doğrudan kurulur. Bu bağlantı için ek bir sunucu veya ayrı bir uygulama gerekmez; SAP ile bankalar arasında güvenli bağlantı doğrudan sağlanır. Bankalara ait kurulumlar tamamlandıktan sonra kullanıcı adı ve şifre ile Online DBS Web Servisleri'ne erişim sağlanır.

Çözümün SAP içindeki menü yapısı üç klasörden oluşur: Uyarlamalar, İşlemler ve Raporlar. Uyarlamalar bankaya ve şirkete özgü tanımların yapıldığı katmandır; İşlemler günlük operasyonun yürütüldüğü ekranları, Raporlar ise izleme ve analiz ekranlarını barındırır.

Günlük Akış: Faturadan Tahsilata

Süreç, ödemesi olan bayiye ya da müşteriye anlık ödeme talimatının gönderilmesiyle başlar. Fatura, vade yapısına göre iki şekilde ele alınır: İleri vadeli faturalar tahsil edilmek üzere sisteme yüklenir, peşin faturalar için ise muhasebe işlemi doğrudan gerçekleştirilir. Gönderilen talimat ve alınan tahsilatlar, herhangi bir gecikme olmadan anlık olarak SAP sistemine işlenir.

Hatalı gönderilen faturalar iptal edilip revize edilebilir; sistemde yüklü faturaların durumu hakkında istenildiği anda bilgi alınabilir. Finans ekibi, faturaların onay ya da iptal süreçlerini de aynı ekranlardan yönetir. Nakit akışı raporu, tahsilat vadelerinin toplu olarak izlenmesini sağlar; hangi tutarın hangi tarihte tahsil edileceği tek ekrandan görülür.

Limit ve Risk Yönetimi

Çözümün ayırt edici katmanı, limit ve risk yönetimidir. Müşteri ve bayi limitleri SAP sistemine anlık olarak aktarılır; limit bilgisinin güncelliği, tahsilat kararlarının sağlıklı alınmasını destekler. Banka limitlerine göre faturalar farklı bankalara dağıtılabilir; limit dahilinde kalan fatura, tanımlı bakiye yöntemine bağlı olarak mahsup edilir.

Risk tarafında ek bir kontrol katmanı daha vardır: Bayi ya da müşterinin müsait kredi limitine istenilen miktarda bloke konulabilir ve gerektiğinde kaldırılabilir. DBS limitleri, online yöntemle alındığı için risk hesaplamasında kullanılan rapor ve fonksiyonları da besler; risk yönetimi, güncel ve tek kaynaktan gelen veriyle çalışır.

FTP'den Online'a, Online'dan API'ye

Bankacılıkta veri paylaşım yöntemleri aşama aşama gelişiyor: Dosya tabanlı FTP çözümlerinden gerçek zamanlı web servislerine, oradan da API bankacılığına doğru bir dönüşüm yaşanıyor. Bu dönüşümün her aşamasında farklı bir ihtiyaç ortaya çıkıyor.

FINPRO Online DBS, bu yelpazenin tamamına yanıt verir. SAP sisteminde halihazırda FTP yöntemiyle çalışan bir DBS çözümü varsa, dönüşüm belirli bir metodolojiyle yürütülür: Dönüşüm yapılacak kod blokları çıkarılır, FTP çözümünde yer almayan ancak Online DBS kapsamına alınabilecek ek özellikler detaylandırılır, gerekli revizyon çalışmaları yapılır ve testlerin ardından canlı sisteme geçilir. API yöntemine geçiş sağlamış bankaların servisleriyle de entegrasyon sağlanmıştır; hangi bankanın hangi yöntemi kullandığından bağımsız olarak süreç aynı ekranlarda yürütülür.

Entegrasyon ve Kapsam

Tüm DBS süreçlerinin SAP içinde kaydının tutulması, yeni ihtiyaçların hızlıca karşılanmasını sağlar. Özellikle risk hesaplaması açısından önemli olan DBS limitleri, ilgili rapor ve fonksiyonları beslerken, e-Ekstre programlarıyla talimat kimliği üzerinden entegrasyon da kurulabilir. Web servis entegrasyonu tarafında bankalarla sistem dış IP'leri paylaşılır, banka IP'lerinin SAP sistemine erişimine izin verilir, servislere ait sertifikalar ve bankacılık servisleri SAP sisteminde tanımlanır; bu aşamalarla entegrasyon tamamlanır. Çözüm, Türkiye'deki geniş bir banka yelpazesiyle uyumlu çalışır.

Kimin İçin?

Çözüm; geniş bayi veya distribütör ağıyla çalışan, çok sayıda müşteriye kredili satış yapan ve tahsilat riskini bankanın garantisi altında yönetmek isteyen üretici ve dağıtıcı şirketler için tasarlandı. Bayi sayısı arttıkça manuel takip yükü ve gecikmiş limit bilgisinin riski katlanır; online entegrasyon bu riski gerçek zamanlı veriyle sınırlar.

DBS, nakit döngüsünün tahsilat ucunda durur. Ödeme ucunu FINPRO e-Ödeme, ekstre ve mutabakat ucunu ise FINPRO e-Hesap Özeti tamamlar; üçü birlikte nakit döngüsünün bankayla temas eden tüm noktalarını kapsar. Tahsilat süresinin (DSO) nakit dönüş süresi üzerindeki etkisini Nakit Yönetiminin Beş Metriği yazımızda ele almıştık.

Sonuç

Bayi tahsilatı; limitin güncelliğine, faturanın doğru bankaya yönlendirilmesine ve tahsilatın zamanında SAP'ye yansımasına bağlı bir zincirdir. Finpro Online DBS; bu zinciri SAP'ın içinde kurar, bayi limitlerini anlık olarak taşır, faturaları vade yapısına göre yönetir ve bankaların FTP'den API bankacılığına uzanan tüm paylaşım yöntemleriyle çalışır. Tahsilat süreci sistemin içinde tamamlandığında, finans ekibinin zamanı risk analizine ve tahsilat stratejisine kalır.

Finpro Online DBS çözümünü yakından incelemek ve şirketinizin bayi yapısına uygun kurguyu birlikte değerlendirmek için Online DBS ürün sayfamızı ziyaret edebilir veya Finpro ekibiyle iletişime geçebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Çözüm kapsamında web servis ile SAP entegrasyonu nasıl sağlanır?

Bankalarla sistem dış IP'leri paylaşılır ve banka IP'lerinin SAP sistemine erişimine izin verilir. Servislere ait sertifikalar ve bankacılık servisleri SAP sisteminde tanımlanır; bu aşamalarla entegrasyon tamamlanır.

SAP sisteminde FTP yöntemiyle çalışan bir DBS çözümü varsa dönüşüm nasıl sağlanır?

Online DBS dönüşümü yapılacak kod blokları çıkarılır. FTP çözümünde yer almayan ancak Online DBS kapsamına alınabilecek ek özellikler detaylandırılır, gerekli revizyon çalışmaları yapılır. Online DBS süreçleri ve ek özelliklerin testinden sonra canlı sisteme geçilir.

SAP içerisinde farklı modül verileriyle entegrasyon sağlanabiliyor mu?

Evet. Risk hesaplaması açısından önemli olan DBS limitleri online yöntemle alınarak risk rapor ve fonksiyonları beslenir. E-Ekstre programlarıyla talimat kimliği üzerinden entegrasyon sağlanabilir; tüm süreçlerin SAP içinde kaydının olması sayesinde yeni ihtiyaçlar da hızlıca karşılanır.

API yöntemiyle veri paylaşan bankalarla entegrasyon mümkün mü?

Evet. API yöntemine geçiş sağlamış bankaların servisleriyle de entegrasyon sağlanmıştır.